特に退職の場合は、手戻りなく効率的に進めよう

年度末になる時期などは、特に人事異動や転勤などにより、効率的に上手く業務の引き継ぎをしたい。そんなお悩みありませんか？

私も長年勤めた会社を退職することになり、そういう気持ちになりました。しかし、これら3つのコツを取り入れ、業務引継ぎをしたところ、上手く短時間で引き継ぐことができ、後任の方も安心して仕事に取り組むことができました。

1、業務引き継ぎ要領書を作成

作成ポイントは、ずばりわかりやすさ

作成するポイントは、初心者でもわかる内容に噛み砕いて、作成すると良いでしょう。

口頭だけで引き継ぎをすると、伝えたけども伝わっていないということが大いにあるからです。

言葉の解釈は、人それぞれ違うので、自分は伝えたつもりでも、相手は違う意味で捉えてるかもしれないことを考慮して作成しましょう。小学生でもわかるくらいの、できるだけわかりやすい言葉に置き換えて言語化しましょう。何度か遂行して第三者目線でわかりやすい表現にすることがポイント。自分よがりの文章にならないように注意しましょう。

更に、要領書を作ることはできていたとしても、日々の仕事をこなすことが精一杯で、要領が変わった時にメンテナンスが、意外にできていないというのがありがちなパターン。

要領書が最新の状態になっているのは、アウトプットを意識した自分の業務の完成度を上げることにつながります。

責任を持って引き継ぐことは、相手に対する感謝の思いや、丁寧に仕事をしていく、自分の業務の誇りにもつながることにもなります。

2、可能な限り仕組み化、自動化する

仕組み化、自動化にはExcelがおすすめ

業務の効率化を進めるために、パソコンの業務の場合、業務の仕組み化、自動化にしておくことで、誤入力防止誤作業効率もアップします。

実務経験が少ない人でも間違いの少ない仕事ができるようになる為、引継ぎ期間が少ない場合でも、スムーズに引継ぎできることでしょう。

例えば、報告資料を作成する業務では、Excelの関数を活用し、手入力は最小限にして、入力したデータが自動で集計できるようにし、更にグラフ化できるようにしておくことで、報告資料がスムーズに作成することができます。

色分けをするなどで視覚でわかりやすいようにしておくとよりベター。引継ぎの際もスムーズに教えられます。

3、教えた後のフォローが大事

経験から得たコツも伝授

作成した業務引継ぎ要領書を元に、一通り説明をした後、実際に要領書通りにできるかどうか、引継ぎをする後任の方に手を動かしてやってもらいましょう。

更に、自分の経験から知りえた勘所やコツがあるはずです。それも含めて、丁寧に教えると後任の方が、後々楽になります。

その際、必ずアフターフォローも忘れずに。教えっぱなし言いっぱなしはいけません。理解がどこまでできているかを確認しつつ、サポートしてあげると安心して学びが深まります。

注意点としては、最初から全部教えてしまうと、思考が停止してしまうので、良い加減を見極めながら説明した後、実際にやってもらって不明点や疑問点を出してもらうと更に良いです。後任の方が思考停止しないようにサポートしてあげることも大事です。

仕事を辞める時は、人と人とのつながりを大事にして、しっかり責任をもって引継ぎをして、すっきりとした気持ちで新たな自分の人生を歩んでいきたいものですね。

病気や怪我をすると健康が大事だと痛感しますね。私は、難病や手首骨折を経験しました。その結果、感謝する生活、健康を最優先にした生活にシフトしました。そういった健康を高める生き方暮らし方の無料メルマガ講座を発信しています。気になる方はお気軽に、以下の登録フォームにメールアドレスを入力後、確認ボタンを押してみてくださいね。